Kundcase

Från stuprör till samordnad styrning med helhetsperspektiv

Detta case handlar om en organisation som stod inför stora utmaningar. Det var demografiska utmaningar och minskade resurser parallellt med hantering av klimatförändringar, trygghet för invånarna samt deras ökade förväntningar på tillgänglighet och service. De här utmaningarna ville man hantera med bland annat innovation och digitalisering. Samtidigt fanns bristande kontroll över kostnader och säkerhetsrisker.

I organisationen skedde all prioritering, beslutsfattande och planering av digitala stöd spritt ute i enheterna. Det fanns varken samordning utifrån riktning eller med annan styrning, som till exempel budget- och uppföljningsprocesser. Det saknades samverkan, det mesta av arbetet skedde i stuprör och tilliten till IT-organisationen var bristande. Det behövde ske en förändring för att använda tid och pengar effektivare för att kunna möta mål och behov.

Gemensam bild av nuläget och nyläge i designfasen

Uppdraget inleddes med en designfas där ett steg var att ta fram en gemensam bild av nuläge och önskat läge. Vilka utmaningar behövde hanteras bättre och vilken målbild såg man framför sig? Arbetet genomfördes brett med personer på såväl ledningsnivå som på taktisk och operativ nivå. Både de med verksamhetskompetens och de med IT-kompetens engagerades.

Andra delar i designfasen var att leda genomförandet av en riskanalys respektive en intressentanalys. Det visade sig att huvuddelen av orsakerna till riskerna kunde kopplas till behov av kommunikation och kunskap. Resultatet blev att en kommunikationsplan togs fram och ett förankringsarbete på olika nivåer i organisationen tog fart. Ledningsgrupper på olika nivåer träffades för att både sprida information och få återkoppling gällande förändringen man stod inför. Fasens innefattade även förslag på objektarkitektur och en genomförandeplan för nästa fas.

Dialog och förankring i fokus för att lyckas med genomförandet

I genomförandefasen, som nu pågår, rullas planerade aktiviteter ut. En stor del av uppdraget är att integrera styrningen av det digitala i den övriga styrningen hos kunden. I denna fas läggs även stort fokus på förankring – att lyssna, informera, ge förslag, kompetenshöja, skapa samarbetsgrupper och öka medvetenheten om var och ens bidrag.

Att förbättra sin styrning och samverkan med stöd i pm3-modellen innebär bland annat förändrade arbetssätt och samarbeten med nya personer. Utöver den omställningen behövs mycket tid på förankring med kommunikation, delaktighet, fördjupning i syfte och målbild samt utbildning, delar som ofta glöms.

Förståelse för olika perspektiv såsom verksamhet och teknik, de olika förutsättningarna och behoven har ökat hos de inblandade. Med pm3 och arbetet vi genomfört har det skapats gränssnitt för bättre samverkan och en mer effektiv styrning.