Kapacitetsplanering, mål- och ekonomistyrning

Kontroll i en tvärfunktionell verklighet

Att styra och planera för en effektiv verksamhet är en utmaning när arbetet sker tvärfunktionellt och går bortom traditionella linjestrukturer. Många organisationer kämpar med att balansera mål, kapacitet och ekonomi när resurser delas mellan flera delar av verksamheten.

Kontakta oss

Vi hjälper er att skapa struktur och kontroll :

Målstyrning som driver rätt prioriteringar

För att kunna leverera värde behöver organisationen tydliga och mätbara mål som genomsyrar verksamheten. Vi hjälper till att etablera strukturer som säkerställer att strategiska mål översätts till operativa aktiviteter och att uppföljning sker på rätt nivå.

Artikel om tvärfunktionell målstyrning

Kapacitetsplanering för att möta behov och tillgängliga resurser

Rätt resurser på rätt plats vid rätt tid är avgörande för att lyckas i en komplex organisation. Vi stödjer i att skapa transparens kring tillgänglig kapacitet, arbetsbelastning och framtida resursbehov för att säkerställa en hållbar och effektiv planering.

Ekonomistyrning som möjliggör
långsiktiga beslut

Saknar ni en tydlig strategi för hur initiativen bidrar till verksamhetens långsiktiga mål? Vi hjälper er att skapa strukturer för att prioritera rätt. Genom att kombinera vår erfarenhet av styrningsmodeller som pm3 med beprövade metoder för målstyrning och kapacitetsplanering kan vi hjälpa er att arbeta mer strukturerat och effektivt.

Nyhet

Utbildning: Ekonomistyrning vid tvärfunktionellt arbete

Hur får vi koll på budget och ekonomi när uppdragen går horisontellt mellan linjerna? Inte det lättaste. Därför har vi tagit fram en utbildning i ämnet. Den går igenom hur ni får kontroll på den tvärfunktionella ekonomistyrningen.

Läs mer

Brist på ekonomisk överblick, fragmenterad information och otydliga beslutsunderlag leder ofta till konflikter kring resurser, kompetenser och finansiering – vilket i sin tur kan orsaka förseningar och uteblivna leveranser.

Kundcase inom detta område

Visual Portfolio, Posts & Image Gallery for WordPress

Våra tjänster

Avtalsuppföljning
Förändringsledning
Informationssäkerhet
Kapacitetsplanering, mål – och ekonomistyrning
Konsult- och Interimslösningar
Metodstöd och coaching
Portföljstyrning
Uppdrags- och projektledning
Verksamhetsutveckling

Q&A – Vanliga frågor om kapacitetsplanering, mål- och ekonomistyrning

När arbetet sker tvärfunktionellt och sträcker sig över flera enheter kan det vara svårt att säkerställa att alla arbetar mot samma mål. För att lyckas krävs en tydlig struktur där strategiska mål bryts ner till konkreta och mätbara insatser som är relevanta för alla inblandade funktioner. En gemensam process för prioritering och uppföljning hjälper till att skapa samsyn och säkerställa att resurser används där de ger störst effekt.

För att målstyrningen ska ge effekt behöver mål vara mätbara, relevanta och nedbrutna i konkreta aktiviteter. Genom att använda KPI:er och nyckeltal kan organisationen löpande följa upp hur arbetet fortlöper och om insatserna leder till önskade resultat. Att involvera involvera alla berörda delar av organisationen, till exempel verksamhet och it, i målstyrningsarbetet säkerställer att alla delar av organisationen arbetar mot samma strategiska riktning.

Ett vanligt misstag är att mål kommuniceras som enbart ledningsbeslut utan tydlig koppling till medarbetarnas dagliga arbete. För att skapa engagemang är det viktigt att målstyrningen involverar hela organisationen, med möjlighet för team att påverka hur de bidrar till de övergripande målen. Transparens, regelbunden uppföljning och tydliga incitament hjälper till att skapa ett långsiktigt engagemang.

I en tvärfunktionell organisation går budgetansvar ofta över flera delar av verksamheten, vilket skapar utmaningar i att fördela resurser och följa upp ekonomiska effekter. Genom att skapa gemensamma ekonomiska beslutsunderlag som tar hänsyn till olika perspektiv, till exempel verksamhets- och it-perspektiv, kan organisationen säkerställa att investeringar görs där de ger mest nytta, och att resurser prioriteras strategiskt.

En vanlig utmaning är att ekonomiska beslut fattas på kort sikt, där budgetar utgår från föregående års kostnader snarare än en framåtblickande strategi. Genom att integrera ekonomistyrning i organisationens målstyrning och kapacitetsplanering kan man säkerställa att resurser allokeras på ett sätt som stöder verksamhetens långsiktiga utveckling, snarare än att bara hantera årliga budgetcykler.

När budgetansvar delas mellan flera enheter är det vanligt att resurskonflikter uppstår. Särskilt i digitaliseringsinitiativ där investeringar behöver prioriteras mellan utveckling och förvaltning. För att hantera detta krävs en styrmodell, där budgetprocessen hänger ihop med målstyrningen och verksamhetsplaneringen. Detta för att säkerställa att investeringar finansieras utifrån en helhetsbild, snarare än att olika delar av organisationen konkurrerar om samma resurser.

Effektiv kapacitetsplanering handlar om att förstå både nuvarande och framtida behov. Genom att analysera kompetensgap och resursbehov i relation till verksamhetens mål kan organisationen planera för rätt kompetenser och säkerställa att resurser används där de skapar mest värde.

När organisationen arbetar tvärfunktionellt, med team som består av resurser från olika delar av verksamheten, är det viktigt att ha en gemensam process för hur resurser prioriteras. Istället för att varje avdelning planerar utifrån sina egna behov bör resurser allokeras utifrån en helhetsbild där verksamhetens övergripande mål styr besluten.

Många organisationer saknar en tydlig struktur för kapacitetsplanering, vilket leder till ineffektiv resursanvändning och flaskhalsar i verksamheten. Genom att arbeta med kontinuerlig uppföljning, systemstöd för planering och en tydlig process för hur prioriteringar ska göras kan organisationen säkerställa att resurser används optimalt och att insatser kan skalas upp eller ned vid behov.