Organisationer planerar mer än någonsin. Budgetar, verksamhetsplaner, färdplaner, projektportföljer, sprintplaneringar och individuella mål avlöser varandra. Samtidigt upplever många verksamheter samma frustration, alla nyckeltal är gröna och alla når sina mål. Men kunden, medborgaren eller användaren är ändå inte nöjd. Hur kan det komma sig?

Det här är andra delen i vår artikelserie ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”.

Svaret ligger ofta i att vi fortfarande mäter och följer upp verksamheten utifrån organisatoriska silor, medan värdet skapas i tvärfunktionella flöden. När varje del av organisationen optimerar sitt eget resultat riskerar helheten att falla mellan stolarna. Med pm3 Omni kan organisationen hålla ihop gemensamma mål, ansvar och uppföljning så att fokus hamnar på hela leveransen och den nytta den ska skapa.

Digitalisering kräver ett nytt sätt att följa upp

Dagens leveranser är betydligt mer komplexa än tidigare. För att skapa värde krävs samarbete mellan verksamhet, IT, informationssäkerhet, juridik, ekonomi och många andra funktioner.

Trots det sker uppföljningen ofta fortfarande inom respektive organisationsdel.

Resultatet blir att:

• Varje enhet når sina egna mål.
• Prioriteringar kolliderar.
• Resurser blir överbelastade.
• Kunder och användare upplever brister.
• Ingen äger helheten.

Från mätning till verklig styrning

Ett vanligt misstag är att tro att fler mätetal automatiskt leder till bättre styrning. Det gör de inte. Det avgörande är vad organisationen faktiskt följer upp, lär sig av och agerar på. Mätning utan uppföljning riskerar att bli statistik. Uppföljning däremot skapar underlag för prioritering, lärande och förändring.

Framgångsrika organisationer bygger därför upp en tydlig struktur där ansvar, prioritering, uppföljning och lärande hänger samman. Med pm3 Omni kan organisationen tydliggöra hur olika funktioner ska bidra till den gemensamma leveransen och vem som har mandat att agera när resultatet brister. Då blir uppföljningen inte en administrativ rapporteringsövning, utan en motor för förbättring och utveckling.

Tre exempel på tvärfunktionell uppföljning i praktiken

Nedan visas tre exempel på hur tvärfunktionell uppföljning kan användas för att skapa bättre styrning och högre verksamhetsnytta. Gemensamt för samtliga är att målen inte kan uppnås av en enskild funktion, utan kräver samverkan och gemensam uppföljning över organisationsgränser. Exemplen visar behovet av den sammanhållna styrning som pm3 Omni kan stödja, där berörda funktioner samlas kring leveransen och det värde den ska skapa.

Exempel 1: AI-stöd som faktiskt skapar verksamhetsnytta

Många organisationer investerar idag i AI-lösningar med höga förväntningar på effektivisering. Men hur vet man att investeringen faktiskt skapar värde?

Bilden nedan visar ett exempel på en sammanhängande målkedja där målet är att minska handläggningstiden med 20 procent. För att säkerställa att effekten verkligen uppnås följs inte bara resultatet upp, utan även de faktorer som driver resultatet.

Här kombineras flera perspektiv:

• Kortare handläggningstid
• Hög användningsgrad av AI-stödet
• Bibehållen eller förbättrad kvalitet
• Frånvaro av kritiska avvikelser

Genom att knyta samman effektmål, ledande indikatorer och kvalitetsmått blir det möjligt att följa hela värdekedjan. Organisationen kan då säkerställa att effektivisering inte sker på bekostnad av kvalitet, rättssäkerhet eller verksamhetsnytta.

Exempel 2: Effektiv ärendehantering utan att tappa kvalitet

Effektivisering handlar inte om att pressa ner kostnader eller korta ledtider till varje pris. Den verkliga utmaningen är att förbättra helheten.

I exemplet nedan följs flera dimensioner av ärendehanteringen upp samtidigt:

• Kostnad per ärende
• Flödeseffektivitet
• Genomloppstid
• Kvalitet
• Upplevt kundvärde

Bilden illustrerar hur dessa perspektiv kan samlas inom samma leveransområde och följas upp gemensamt. I stället för att varje funktion optimerar sin egen del av processen får organisationen en samlad bild av hur leveransen faktiskt fungerar.

Det gör det möjligt att identifiera flaskhalsar, prioritera rätt förbättringsinsatser och undvika den suboptimering som ofta uppstår när olika avdelningar arbetar mot separata mål.

Exempel 3: Trygg hemgång kräver gemensamt ansvar

Det kanske tydligaste exemplet på tvärfunktionell uppföljning är processen för trygg hemgång mellan region och kommun. Här kan ingen aktör ensam skapa resultatet. Målet är att minska återinläggningar efter utskrivning från vården. För att lyckas krävs att flera delar av vård- och omsorgskedjan fungerar tillsammans:

• Informationsöverföring mellan aktörer
• Överlämning från vård till omsorg
• Samordning av insatser
• Snabb uppstart av stöd i hemmet
• En positiv upplevelse för individen

Bilden visar hur olika aktörer behöver samverka kring gemensamma mål och mått. Om regionen bara följer upp sin del och kommunen sin riskerar viktiga samband att förbli osynliga. Men när hela kedjan följs upp som en sammanhängande leverans blir det möjligt att förstå vad som faktiskt påverkar återinläggningar, kvaliteten i överlämningen och tryggheten för den enskilde.

Det är här den tvärfunktionella uppföljningen visar sitt verkliga värde.

Organisationer behöver en uppföljningsmotor

En central lärdom är att uppföljning inte får vara en årlig aktivitet kopplad till budgetprocessen. Den behöver vara en kontinuerlig del av styrningen.

Organisationer behöver därför etablera en uppföljningsmotor där man regelbundet:

• Observerar vad som händer
• Tolkar och analyserar utfallet
• Fattar beslut
• Agerar på insikterna

I pm3 Omni kan en tydlig fördelning av ansvar och mandat ge förutsättningar för att insikterna tas vidare till beslut på rätt nivå. Det behöver vara tydligt vem som agerar när en avvikelse berör flera funktioner.

När detta sker kontinuerligt kan organisationen snabbare anpassa sig till förändringar, prioritera om vid behov och omsätta erfarenheter till konkreta förbättringar. Uppföljningen blir då ett verktyg för lärande snarare än historisk rapportering.

Framtidens styrning handlar om helheten

Digitalisering, ökade regulatoriska krav och växande beroenden mellan olika verksamhetsfunktioner gör att allt färre leveranser kan hanteras inom en enda organisatorisk silo.

Frågan är därför inte längre om organisationer behöver arbeta tvärfunktionellt. Frågan är om de har en styrning och uppföljning som stödjer det.

De organisationer som lyckas skapa tydliga ansvar, gemensamma mål och tvärfunktionell uppföljning får bättre prioriteringar, högre leveransförmåga och större verksamhetsnytta. Pm3 Omni ger en struktur för att hålla ihop det arbetet över organisationsgränserna och skapa ordning och reda i den tvärfunktionella styrningen. Kanske är det viktigaste av allt att de kan säkerställa att alla gröna nyckeltal faktiskt leder till nöjda kunder, användare och medborgare.

---

Visar er uppföljning vad som faktiskt blir bättre?

Kontakta oss så pratar vi om hur pm3 Omni kan hjälpa er att skapa ordning i den tvärfunktionella styrningen och följa upp det som skapar värde för era kunder, användare och medborgare.

---

Läs vidare

• Introduktion: ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”
• Del 1:
  Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni – när traditionell styrning inte längre räcker till
• Del 3:
  Ansvar utan mandat är inte styrning – stärk helheten med pm3 Omni

Ladda ner artikeln som pdf

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner artikeln som pdf.