Många organisationer är fortfarande organiserade för en värld där verksamheter, avdelningar och funktioner kunde arbeta relativt självständigt. Men dagens digitala utveckling ställer helt andra krav. När leveranser, processer och kundbehov spänner över flera organisatoriska gränser räcker inte traditionell linjestyrning. Nu behövs nya arbetssätt för styrning, samverkan och prioritering. Här är pm3 en nyckel till tvärfunktionell styrning och samverkan. Med pm3 Omni stärks stödet för att skapa ordning och reda i det tvärfunktionella och hålla ihop gemensamma leveranser.

Det här är första delen i vår artikelserie ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”.

Den moderna organisationens utmaning

I takt med att verksamheter blir mer komplexa skapas värde sällan inom en enskild funktion. I stället krävs samverkan mellan verksamhet, IT, ekonomi, juridik och andra delar av organisationen för att uppnå önskade resultat. Trots detta bygger många organisationers mål, uppföljning och beslutsstrukturer fortfarande på traditionella organisatoriska silos.

Resultatet blir ofta att varje enhet optimerar sin egen verksamhet samtidigt som helheten tappar fart. En avdelning kan uppnå sina mål medan den totala leveransen ändå misslyckas skapa önskat värde för medborgare, kunder eller verksamheten i stort.

Tänk dig en kommun som vill göra det enklare att ansöka om bygglov. IT lanserar en e-tjänst, bygglovsenheten effektiviserar handläggningen och kontaktcentret förbättrar informationen till invånarna. Varje enhet genomför sina förbättringar enligt plan.

Ändå behöver många ansökningar kompletteras. Informationen på webbplatsen och frågorna i e-tjänsten hänger inte ihop och det är svårt för den sökande att förstå vilka underlag som behövs. Invånarna får kontakta kommunen flera gånger, samtidigt som handläggarna lägger tid på att begära in uppgifter som saknas.

Varje del har förbättrats, men vägen från ansökan till beslut hålls inte ihop. Ingen har ett tydligt uppdrag att samla enheterna kring det gemensamma resultatet: att fler invånare ska kunna lämna en komplett ansökan från början. För att förbättra hela tjänsten behöver kommunen också styra det som händer mellan verksamheterna. Det är den typen av gemensamma uppdrag som pm3 Omni ger stöd för att hålla ihop.
Fiktivt exempel som illustrerar en tvärfunktionell utmaning.

Tvärfunktionella behov kräver tvärfunktionell styrning

Många av organisationens viktigaste frågor passar inte in i en traditionell linjestruktur. Frågor som digitalisering, kundresor, informationshantering och verksamhetsutveckling berör flera delar av organisationen samtidigt. Därför behöver de också styras gemensamt.

I stället för att varje verksamhetsdel arbetar parallellt med sina egna prioriteringar skapar tvärfunktionell styrning gemensamma forum där beslut fattas utifrån organisationens samlade behov. Syftet är att säkerställa att resurser används där de skapar störst nytta för helheten. Pm3 Omni stödjer detta genom att tydliggöra ansvar och skapa struktur för prioritering och beslut på olika nivåer.

Från aktivitet till effekt

En återkommande utmaning i många organisationer är att stort fokus läggs på aktiviteter snarare än resultat. Tvärfunktionella arbetssätt syftar till att flytta fokus från vad olika funktioner producerar till vilken effekt leveranserna faktiskt skapar.

Det handlar om att skapa gemensamma mål, gemensam uppföljning och gemensamt ansvar. När flera verksamhetsområden samverkar kring samma uppdrag blir det också lättare att identifiera beroenden, prioritera rätt initiativ och följa upp effekter på en övergripande nivå. I pm3 Omni är kopplingen mellan gemensamma leveranser och den nytta de ska skapa central.

pm3 Omni stärker styrningen av helheten

Gemensamma forum är en viktig del av tvärfunktionell styrning. För att besluten ska få genomslag behöver också ansvar, mandat och prioriteringar hänga ihop med linjeorganisationens styrning. Det behöver vara tydligt vem som håller ihop det gemensamma uppdraget och hur berörda verksamheter bidrar till resultatet.

Det är dessa behov vi har utgått från i årets modellutveckling av pm3. Med pm3 Omni stärker vi stödet för att styra frågor och leveranser som berör flera verksamheter och funktioner. Det handlar om att skapa ordning och reda i det tvärfunktionella så att gemensamma beslut kan omsättas i handling.

pm3 Omni bygger vidare på pm3 grundläggande principer för styrning och prioritering och kompletterar linjeorganisationen med en mer flexibel organisering. Fokus ligger på att hålla samman tvärfunktionella leveranser och tydliggöra vilken nytta de ska skapa för verksamheten och dess målgrupper.

Det innebär bland annat:

• Tydligare ansvar och ägarskap i tvärfunktionella frågor.
• Mer fokus på värdeskapande leveranser än organisatoriska gränser.
• Flexiblare bemanning utifrån behov och uppdrag.
• Stärkt koppling mellan tvärfunktionell styrning och linjeorganisation.
• Tydligare struktur för prioritering och beslut på olika nivåer.

Gemensam styrning för gemensamma resultat

Tvärfunktionella behov pekar på en utveckling som många organisationer redan upplever. Digitaliseringens utmaningar kan sällan lösas inom en enskild avdelning. För att skapa verklig verksamhetsnytta krävs strukturer som stödjer samarbete över organisatoriska gränser.

Pm3 Omni presenterar ett sätt att möta denna verklighet genom att kombinera linjeorganisationens styrkor med en mer flexibel och tvärfunktionell styrningsmodell. Målet är tydligt: mindre fokus på organisatoriska stuprör och större fokus på gemensamma leveranser, verksamhetsnytta och långsiktigt värdeskapande.

---

När samverkan behöver bli gemensam styrning

Behöver flera delar av er organisation leverera tillsammans, men saknar gemensamma prioriteringar och tydliga beslut? Prata med oss om hur ni kan skapa bättre förutsättningar för den gemensamma leveransen.

---

Läs vidare

• Introduktion till artikelserien ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”

Ladda ner artikeln som pdf

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner artikeln som pdf.