Har ni en gång i tiden infört pm3 men känner att tillämpningen inte längre används som den borde? Ni är inte ensamma. Många organisationer har investerat både tid och resurser i pm3, men det finns en fallgrop som nästan alla missar. När den inträffar tappar modellen kraft, engagemang och riktning.

Vi släppte första versionen av pm3 2006 i syfte att ersätta den då rådande standarden för systemförvaltning med en samverkansbaserad struktur där verksamhet och IT samarbetar med verksamhetens mål och uppdrag i fokus. Sedan dess har vi släppt en ny version av pm3 varje år i syfte att hänga med i de förändrade behov som alla verksamheter genomgått sedan dess.

De strukturella steg som pm3 tagit under de senaste 20 åren grupperade efter förändrade behov som kräver större förändringar av äldre tillämpningar

En del organisationer har idag en pm3-struktur som en gång var tydlig och levande, men som med tiden tappat relevans på grund av att ingen ansvarat för den löpande utvecklingen av tillämpningen. Strukturen har helt enkelt vare sig följt med i modellens eller organisationens utveckling och svarar därför inte längre upp till de behov som finns. I många fall har även många som var med i aktiveringsarbetet slutat eller bytt tjänst och i de fall som det inte finns ett bra introduktionsprogram för nya i rollerna som objektägare, objektledare, portföljansvarig eller annat så finns heller inte bakgrund, syfte, mål och kanske praktisk kunskap kring arbetssätt kvar i organisationen.

 Det är helt naturligt. Verksamheten förändras, människor byts ut och fokus flyttas.  

Exemplet ovan som refererar till en tillämpning som bygger på pm3 2015 kommer inte:

• att innehålla en bra portföljstyrning
• hanterar inte hela kretsloppet av innovation, utveckling, förvaltning och avveckling
• har föråldrade organiseringsprinciper för objektägare och objektledare
• mandat och ansvar följer sannolikt linjeorganisationen vilket gör att tillämpningen inte stödjer några tvärfunktionella behov
• prioritering och planering blir ofta tung eftersom objekten är för små och det inte finns någon bra governance inom objekten som till största del innehåller IT system

Man har helt enkelt en administrativt tung systemförvaltningsmodell vilket ingen organisation är behjälpt av.

Pm3 mer aktuell än någonsin!

I en tid där digitalisering och tvärfunktionell samverkan är avgörande för en organisations framgång, erbjuder pm3 en modern och flexibel styr och samverkansmodell som hjälper organisationer att skapa tydlighet, ansvar och samspel inte bara mellan verksamhet och IT utan även mellan olika verksamhetsben såväl som andra kravställande funktioner. Modellen utvecklas varje år och är idag mer anpassningsbar än någonsin och redo att möta nutidens och morgondagens krav och behov.

Men…

Det räcker inte med att uppdatera mallar, rollbeskrivningar, lägga till forum, skapa portföljer etc ur ett rent strukturellt perspektiv även om det är vad som teoretiskt behövs. Organisationens behov kopplat till dess strategi, kultur och bransch behöver omhändertas på ett strukturerat sätt.

Därför kan det vara dags att uppdatera er tillämpning

Att arbeta kontinuerligt med sin pm3-tillämpning är avgörande för att modellen ska ge effekt. Det handlar inte om att börja om från början, utan om att ta tillvara på det ni redan har och bygga vidare.

Det gör ni genom att utgå från er organisations behov kopplat till dess omställningsförmåga; att driva strukturell förändring utan att kunna landa den i organisationen är bortkastat oavsett om det gäller styrning och samverkan, ett nytt system, en ny process eller vad än förändringen handlar om.

Omställningsförmågan byggs upp av 4 områden:

• Koppling till linjeorganisationen; (mandat, resurser, behov)
• Strategi; (riktning, prioritering, ambition)
• Kultur och samspel; (roller, överenskommelser, synsätt och perspektiv)
• Struktur; (ansvar, uppdrag, organisering)

Ni har redan gjort det svåraste

Ni har lagt mycket tid och energi på att införa modellen. Nu handlar det om att ta nästa steg. Med rätt stöd, utbildning och uppdatering blir pm3 det kraftfulla verktyg ni förväntat er, även hållbar över tid. Det ger er möjlighet att ta kontroll över era resurser, prioritera rätt och skapa värde där det mest behövs.

En investering i samverkan som ger effekt

Att arbeta med pm3 är i grunden en investering i tvärfunktionellt samarbete. När verksamhet och IT prioriterar tillsammans, med tydliga roller och gemensamma mål, skapas bättre förutsättningar för att göra rätt saker, leverera värde och driva utveckling. Det handlar inte bara om struktur, det handlar om att bygga samverkan som är en naturlig del av vardagen.

Ni kommer att se snabba resultat bara genom att de första stegen mot en uppdaterad tillämpning.

Hur går man tillväga?

• Säkerställ att de som arbetar med förflyttningen har relevant och uppdaterad kunskap
• Utbilda nyckelpersoner i pm3:s grundprinciper och möjligheter, även om de en gång för länge sedan gick en utbildning
• Revidera objektstrukturen så att den speglar verksamhetens behov och befintliga leverans
• Skapa engagemang och ledarskap kring strukturerade samverkan genom att relatera arbetet till den befintliga linjeorganisationen
• Säkerställa att ni har snabba beslutsvägar och tydlig ansvarsfördelning
• Säkerställ att roller och forum arbetar med rätt frågor dvs skilj på styrning och leverans
• Arbeta strukturerat med ökad transparens och förståelse mellan olika delar av organisationen

Om ni vill ha stöd och hjälp så hjälper gärna någon av våra erfarna konsulter er på vägen! Skicka oss ett mail på info@pais.se.