I många organisationer finns det personer som förväntas driva de viktigaste frågorna. De kallas kanske processägare, digitaliseringsansvariga, informationsägare, verksamhetsutvecklare, produktägare eller samordnare. De har fått ett ansvar. Men har de fått mandat? Med pm3 Omni kan ansvar och mandat knytas ihop i den tvärfunktionella styrningen.

Det här är den tredje delen i vår artikelserie ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”.

Det är en avgörande skillnad. För ansvar utan möjlighet att fatta beslut, prioritera resurser eller påverka riktningen är inte styrning. Det blir i stället samordning genom övertygelse, förhandling och välvilja. Det fungerar ibland. Men sällan när frågorna blir riktigt komplexa. Det är ett glapp som pm3 Omni kan hjälpa organisationer att överbrygga, genom att tydliggöra ansvar och mandat i den tvärfunktionella styrningen.

När ansvaret går på tvären

Många av dagens viktigaste verksamhetsfrågor följer inte organisationsschemat. Digitalisering gör det inte, informationshantering gör det inte, kundresor, medborgarresor och verksamhetsutveckling gör det inte.

De går tvärs igenom organisationen och berör flera verksamheter, funktioner och kompetensområden samtidigt. Ändå bygger många organisationers beslutsstrukturer fortfarande på att varje chef ansvarar för sin egen del av verksamheten.

Det innebär att någon kan få ansvar för helheten samtidigt som de resurser, budgetar och beslut som krävs för att påverka helheten fortfarande finns kvar i linjeorganisationen. Där uppstår glappet. Pm3 Omni kompletterar linjestyrningen med en struktur för tvärfunktionell styrning och samverkan. Kopplingen till linjen är central för att det gemensamma arbetet ska få tillgång till de mandat och den kompetens som behövs.

Alla tycker att frågan är viktig

Ett vanligt scenario ser ut ungefär så här:

En organisation har identifierat ett viktigt utvecklingsområde. Frågan berör flera verksamhetsområden och det utses en ansvarig person för att samordna arbetet. Personen tar fram planer, kallar till möten, följer upp aktiviteter och rapporterar status.  Men när olika prioriteringar krockar uppstår ett problem.

Den ansvariga personen kan inte avgöra:

• Vilket initiativ som ska prioriteras.
• Vem som ska avsätta resurser.
• Vilken verksamhet som ska anpassa sina planer.
• Vad som ska väljas bort.

Då återstår bara en möjlighet, att försöka övertyga. När styrningen bygger på förhandling istället för mandat blir framdriften ofta beroende av personliga relationer snarare än organisationens prioriteringar.

Samordning är inte detsamma som styrning

Många organisationer har blivit väldigt duktiga på samverkan. De skapar samverkans forum, arbetsgrupper och koordinationsmöten. Det är viktigt, men samordning löser inte alla problem. Förr eller senare kommer organisationen till ett läge där två eller flera legitima behov konkurrerar om samma resurser.

Det är då styrning behövs. För styrning handlar ytterst om att kunna fatta beslut när olika intressen står mot varandra.

Om ingen har mandat att göra den avvägningen kommer frågan att skjutas upp, skickas vidare eller lösas genom kompromisser som inte alltid gynnar helheten.

Varför tvärfunktionella frågor ofta tappar fart

Många utvecklingsinitiativ börjar med stort engagemang. Människor vill bidra, ledningen ser värdet och arbetet startar snabbt. Men efter en tid börjar framdriften avta och det beror sällan på att frågan blivit mindre viktig.

Resultatet blir att frågor som alla tycker är viktiga ändå får stå tillbaka för den ordinarie verksamheten.

Mandat handlar inte om makt

När man pratar om mandat associerar många till kontroll eller centralisering. Men det är inte det som frågan handlar om, mandat handlar om tydlighet.

Organisationen behöver veta:

• Vem som fattar beslut.
• På vilken nivå beslut fattas.
• Vilka resurser som kan prioriteras.
• Hur konflikter mellan olika behov ska lösas.

I pm3 Omni är tydligt ansvar och ägarskap, tillsammans med en fördelning av prioritering och planering på olika nivåer, centrala delar. Det ger en grund för att klargöra vilka beslut som ska fattas var och hur berörda delar av organisationen ska involveras.

När detta är tydligt minskar osäkerheten och besluten går snabbare.

När det är otydligt uppstår i stället långa beslutsvägar, parallella diskussioner och återkommande prioriteringskonflikter.

Ansvar och mandat måste följa varandra

En grundprincip i all styrning är att ansvar och mandat måste hänga ihop. Om någon förväntas leverera resultat måste personen också ha möjlighet att påverka de faktorer som styr resultatet.

Annars riskerar organisationen att skapa roller som blir ansvariga för utfall de inte kan påverka och det leder ofta till frustration. Både hos den som fått uppdraget och hos ledningen som förväntar sig resultat. Frågan blir då inte längre varför leveransen uteblir. Frågan blir varför organisationen skapade ett ansvar utan motsvarande befogenheter.

Tvärfunktionell styrning kräver tydliga beslutsnivåer

När verksamheter blir mer beroende av varandra räcker det inte att utse koordinatorer eller samordnare. Det behövs också strukturer där mandatet är tydligt fördelat.

Någon behöver kunna:

• Prioritera mellan konkurrerande behov.
• Besluta om resurser.
• Hantera beroenden mellan verksamhetsområden.
• Säkerställa att helhetens mål väger tyngre än enskilda särintressen.

Först då kan organisationen gå från samordning till faktisk styrning. Pm3 Omni ger en struktur för att organisera det arbetet. Men strukturen behöver också förankras i organisationen och fyllas med faktiska mandat. Att utse ansvariga räcker inte om de beslut som krävs fortfarande saknar en tydlig väg.

Frågan som ledningen bör ställa sig

Många organisationer frågar ”Vem ansvarar för frågan?”, men det är ofta bara halva frågan. Den andra halvan är betydligt viktigare ”Vilket mandat har personen att faktiskt påverka utfallet?”. Först när ansvar och mandat följer varandra blir styrningen mer än goda intentioner.

Först då blir det möjligt att skapa framdrift i de frågor som går över organisationsgränserna. Med pm3 Omni kan organisationen skapa ordning och reda i den tvärfunktionella styrningen, så att ansvaret för helheten också får stöd av tydliga mandat och beslutsvägar.

Har ni ansvar för helheten men saknar mandat att påverka?

Kontakta oss så pratar vi om hur pm3 Omni kan hjälpa er att tydliggöra ansvar, mandat och beslutsvägar över organisationsgränserna.

---

Läs vidare

• Introduktion: ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”
• Del 1: Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni
  – när traditionell styrning inte längre räcker till
• Del 2: När alla rapporterar grönt men kunden är ändå missnöjd
  – följ upp helheten med pm3 Omni

Ladda ner artikeln som pdf

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner artikeln som pdf.