De flesta organisationer lider inte av brist på idéer, de lider av brist på kapacitet. Samtidigt som digitalisering, verksamhetsutveckling, informationssäkerhet, AI, regelverkskrav och effektivisering står högt på agendan är verkligheten densamma i många organisationer: samma människor förväntas bidra till allt.

Det här är den fjärde delen i vår artikelserie ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”.

Resultatet blir att tvärfunktionella initiativ ofta hamnar i en ständig kamp om resurserna. Det intressanta är att det sällan beror på motstånd, tvärtom. De flesta är överens om att initiativen är viktiga. Ledningen ser värdet, verksamheten ser behovet och medarbetarna vill bidra.

Ändå blir framdriften långsammare än planerat. Varför? När flera initiativ behöver samma personer blir den avgörande frågan vad som ska gå först. Med pm3 Omni kan organisationen skapa en struktur för att göra den prioriteringen gemensamt.

Problemet är inte viljan, problemet är strukturen.

Många av organisationens viktigaste utvecklingsfrågor går på tvären genom verksamheten. En digital tjänst kan kräva insatser från verksamhet, IT, juridik, informationssäkerhet, ekonomi och kommunikation.

Ett AI-initiativ kan påverka processer, system, kompetensutveckling och styrning. Ett förbättrat medborgarflöde kan involvera flera förvaltningar och verksamhetsområden. Behoven är tvärfunktionella, men resurserna är oftast inte det.

Resurserna ägs vanligtvis av linjeorganisationen. Budgeten följer organisatoriska gränser. Personal tillhör en avdelning. Chefer ansvarar för sina egna verksamhetsområden, där någonstans uppstår spänningen.

Två logiker krockar

Linjeorganisationen är byggd för stabilitet, verksamhetsansvar och långsiktig kompetensförsörjning och det är både bra och nödvändigt. Men tvärfunktionella initiativ är byggda för att lösa problem som går över organisationsgränser. När dessa två logiker möts uppstår ofta en intressekonflikt.

Linjechefen behöver säkerställa att den dagliga verksamheten fungerar. Det tvärfunktionella initiativet behöver resurser för att skapa framtida förbättringar. Båda behoven är legitima, båda är viktiga. Men när samma personer behövs på båda ställena måste någon prioritera. Pm3 Omni kompletterar linjestyrningen med en struktur för att väga linjens behov mot de tvärfunktionella initiativens och tydliggöra var den avvägningen ska göras.

När ingen gör den prioriteringen uppstår den situation som många känner igen: alla säger ja, men ingen har kapacitet att leverera.

Den osynliga överallokeringen

En av de vanligaste orsakerna till att projekt och utvecklingsinitiativ försenas är att organisationen har tagit på sig mer arbete än den kan genomföra. Problemet syns sällan i de enskilda planerna. Varje initiativ kan se rimligt ut för sig, varje verksamhetsområde har gjort sina bedömningar och varje chef har planerat utifrån sina behov. Men när allt läggs samman uppstår en annan verklighet. Samma specialist förväntas delta i fyra projekt, samma verksamhetsexpert behövs i tre olika utvecklingsinitiativ. Samma systemförvaltare behövs för både drift, utveckling och förändringsarbete.

På papperet ser det möjligt ut men i praktiken blir kapaciteten övertecknad långt innan organisationen upptäcker det.

Resurskonflikter är egentligen prioriteringskonflikter

När resurser inte räcker till beskrivs det ofta som en resursbrist, men många gånger handlar det egentligen om något annat. Det handlar om prioritering. Om en organisation har tio initiativ som konkurrerar om samma kompetens är problemet inte nödvändigtvis att kompetensen är för liten. Problemet kan vara att organisationen inte har bestämt vilka initiativ som faktiskt ska gå först.

Då lämnas avvägningen till individer och arbetsgrupper längre ner i organisationen och konsekvensen blir att människor försöker stödja alla initiativ samtidigt. Det leder sällan till högre leveransförmåga utan det leder oftare till köer, omplanering och frustration.

Varför tvärfunktionella initiativ nästan alltid förlorar

När en konflikt uppstår mellan ett tvärfunktionellt initiativ och den ordinarie verksamheten har linjen ofta ett naturligt övertag och det är inte konstigt. Linjen har budgetansvar, linjen har personalansvar, linjen har operativa leveranskrav och linjen följs upp regelbundet.

De tvärfunktionella initiativen saknar däremot ofta samma tydliga mandat och styrning. Resultatet blir att akuta behov nästan alltid vinner över viktiga, långsiktiga förändringar. Det är därför många organisationer upplever att utvecklingsinitiativ ständigt skjuts framåt, trots att alla är överens om att de är strategiskt viktiga.

Fler resurser är sällan lösningen

När resurskonflikter uppstår är den spontana reaktionen ofta att efterfråga fler resurser och ibland kan det vara det rätt, men ofta är det inte grundproblemet. Organisationer som lyckas väl med tvärfunktionellt arbete kännetecknas inte främst av att de har fler resurser. De kännetecknas av att de har tydligare prioriteringar för de vet vilka initiativ som är viktigast och de vet vilka som kan vänta. Framför allt har de en gemensam bild av organisationens faktiska kapacitet.

Från resurskamp till gemensam prioritering

För att komma bort från ständiga resurskonflikter krävs ett perspektivskifte.

Frågan är inte ”Hur får mitt initiativ de resurser som behövs?”, för tyvärr leder den frågan nästan alltid till förhandling mellan olika verksamhetsdelar. Utan vi ska fråga ”Hur använder vi organisationens samlade kapacitet där den skapar störst värde?”

Först när den frågan ställs blir det möjligt att prioritera på riktigt och då flyttas fokus från avdelningarnas behov till organisationens behov. Från lokala optimeringar till gemensam effekt.

Med pm3 Omni kan berörda verksamheter planera utifrån samma bild av vad organisationen faktiskt hinner med. Då blir det lättare att avgöra vilka initiativ som ska få resurser nu och vilka som behöver vänta.

Frågan som ledningen bör ställa sig

”Har vi skapat en styrning som gör det möjligt att prioritera våra resurser utifrån helhetens behov?” För om resurserna ägs i stuprör medan behoven går på tvären kommer de viktigaste initiativen nästan alltid att behöva kämpa för sin plats och då är problemet sällan resursbrist.

Det är att organisationen fortfarande försöker lösa tvärfunktionella utmaningar med en styrning som är byggd för något helt annat.

Behöver ni få tid, pengar och kompetens att räcka till uppdrag som berör flera avdelningar?

Kontakta oss så pratar vi om hur pm3 Omni kan hjälpa er att samordna resurserna kring det gemensamma uppdraget.

---

Läs vidare

• Introduktion: ”Vem äger helheten? Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni”
• Del 1: Tvärfunktionell styrning och samverkan med pm3 Omni
  – när traditionell styrning inte längre räcker till
• Del 2: När alla rapporterar grönt men kunden är ändå missnöjd
  – följ upp helheten med pm3 Omni
• Del 3: Ansvar utan mandat är inte styrning – stärk helheten med pm3 Omni

Ladda ner artikeln som pdf

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner artikeln som pdf.